Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas, mempunyai tugas pokok perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan meliputi perencanaan, pembinaan ketatausahaan, hukum, keuangan dan aset, kerumahtanggaan, kerjasama, kearsipan, dokumentasi, keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan dan keprotokolan, kepegawaian dan pelayanan administrasi di lingkungan dinas serta pengkoordinasian program dan kegiatan pada Bidang dan Seksi. Sekretaris mempunyai fungsi:

  • perencanaan operasional Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sub Bagian Program dan Keuangan pada Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • penyelenggaran Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sub Bagian Program dan Keuangan pada Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • pengendalian, pembinaan, evaluasi dan pelaporan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sub Bagian Program dan Keuangan pada Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • pengkoordinasian kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sub Bagian Program dan Keuangan, dan dengan ‘Bidang-Bidang lingkup Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sekretaris mempunyai uraian tugas:

  • menyelenggarakan administrasi kesekretariatan;
  • menyelenggarakan perencanaan operasional ketata-usahaan, kepegawaian, keuangan, kehumasan dan dokumentasi, perlengkapan, perbekalan dan keperluan tulis, ruang perkantoran, Perencanaan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  • menyelenggarakan pengelolaan dan analisa ketata-usahaan, kepegawaian, keuangan, kehumasan dan dokumentasi, perlengkapan, perbekalan dan keperluan tulis, ruang perkantoran, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • menyelenggarakan pengendalian dan mengevaluasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kehumasan dan dokumentasi, perlengkapan, perbekalan dan keperluan tulis, ruang perkantoran, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;;
  • mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang- undangan, ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan administrasi umum, keuangan serta perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • menyelenggarakan penyusunan dan melaksanakan Rencana Strategis dan Rencana Kerja Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian dalam rangka kelancaran tugas;
  • menyiapkan bahan-bahan RPJPD, RPJMD, dan RKPD Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian sebagai bahan penyusunan RPJPD, RPJMD, dan RKPD Bidang Layanan E- Goverment, Pengelolaan Infrastruktur dan Statistik, dan Pengelolaan Informasi, Komunikasi Publik dan Persandian;
  • menyiapkan bahan-bahan LPPD Tahunan dan LPPD Akhir Masa Jabatan Bupati Bidang Layanan E-Goverment, Pengelolaan Infrastruktur dan Statistik, dan Pengelolaan Informasi, Komunikasi Publik dan Persandian sebagai bahan penyusunan LPPD Tahunan dan LPPD Akhir Masa Jabatan Bupati pada Bidang Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • menyiapkan bahan-bahan LKPJ akhir tahun dan akhir masa jabatan Bupati pada Bidang Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • menyiapkan Rencana Kegiatan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) lingkup Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • menyelenggarakan penyusunan laporan akuntabilitas kinerja Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian sebagai pertanggungjawaban kepada Bupati;
  • melaksanakan tugas-tugas sebagai Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) lingkup Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • mengoordinasikan laporan-laporan kegiatan, keuangan, aset daerah lingkup Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian secara periodik;
  • mengoordinasikan bidang-bidang lingkup Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian dalam penyusunan laporan kegiatan tugas pembantuan dari pemerintah pusat dan/atau provinsi periodik kepada Bupati melalui Bappeda Kabupaten Pangandaran untuk disampaikan kepada pemberi dana tugas pembantuan;
  • mengoordinasikan bidang-bidang lingkup dinas dalam pelaksanaan akuntansi dan pertanggung-jawaban atas penyusunan dan penyampaian laporan pertanggung-jawaban keuangan dan barang sebagai bahan pertanggung-jawaban kuasa pengguna anggaran/barang tugas pembantuan yang akan disampaikan kepada pemberi dana tugas pembantuan dengan tembusan kepada Dinas terkait Kabupaten Pangandaran;
  • menyelenggarakan penyeliaan bendahara penerima atau bendahara penerima pembantu dan bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu;
  • mengoordinasikan pengamanan dan pemeliharaan serta penggunaan barang milik daerah yang berada dalam penguasaan Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian;
  • menyelenggarakan pembagian tugas, mendelegasikan kewenangan, dan membina kepada bawahan serta menyelenggarakan program waskat agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku;
  • menyelenggarakan penilaian hasil kerja bawahan secara berjenjang untuk bahan pertimbangan atasan dalam pengembangan karier;
  • melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan atau kegiatan kepada atasan;
  • memberikan saran dan pertimbangan teknis administrasi umum, keuangan serta Perencanaan kepada atasan; dan
  • melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.

1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan, kepustakaan, kehumasan dan protokol, barang milik daerah/aset dan rumah tangga, penyiapan kebutuhan pegawai, pembinaan dan pengembangan pegawai serta administrasi kepegawaian lainnya.

Dalam menyelenggarakan tugasnya, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi:

  • penyusunan bahan pelaksanaan pelayanan Kepegawaian, Umum, kelembagaan serta ketatalaksanaan;
  • pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan, kehumasan, keprotokolan, barang milik daerah/aset, rumah tangga kedinasan dan administrasi kepegawaian;
  • pelaksanaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan capaian kinerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; dan
  • pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Uraian tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebagai berikut:

  • menyusun dan melaksanakan kebijakan teknis kesekretariatan dalam lingkup Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
  • menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan lingkup Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
  • melaksanakan tata naskah dinas, surat-menyurat, kehumasan dan keprotokolan, kearsipan, perpustakaan, dan penyediaan peralatan kerja;
  • melaksanakan pengelolaan administrasi barang milik daerah/aset Dinas;
  • menyiapkan rencana kebutuhan sarana dan prasarana penunjang tugas Dinas;
  • melaksanakan pengurusan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, perawatan, inventarisasi serta pelaporan dan usulan penghapusan barang milik daerah/aset daerah yang digunakan oleh Dinas;
  • melaksanakan pengurusan rumah tangga, kebersihan, ketertiban dan keamanan ruang kerja serta lingkungan Dinas;
  • melaksanakan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pemeliharaan data dan informasi Dinas;
  • menyusun rencana kebutuhan/formasi pegawai untuk kepentingan Dinas;
  • melaksanakan penyiapan administrasi dan teknis pengusulan pegawai yang akan pensiun, peninjauan masa kerja serta pemberian penghargaan;
  • menyiapkan bahan kenaikan pangkat, Daftar Urut Kepangkatan (DUK), sumpah/janji pegawai, kenaikan gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai;
  • menyiapkan bahan rotasi dan mutasi serta pemberhentian pegawai dalam lingkup Dinas;
  • memberikan pelayanan/fasilitasi kepada pegawai yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan kepemimpinan, teknis dan fungsional;
  • memberikan pelayanan/fasilitasi kepada pegawai yang akan mengikuti ujian dinas dan izin/tugas belajar;
  • menyiapkan bahan pembinaan kepegawaian dan disiplin pegawai;
  • menyiapkan bahan analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, standar kompetensi pegawai, tenaga teknis dan fungsional;
  • melaksanakan pelayanan sistem informasi dan manajemen kepegawaian;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan pelayanan perpustakaan sebagai media referensi, peraturan perundang-undangan dan dokumen lainnya sesuai kepentingan Dinas serta melaksanaan pelayanan hubungan masyarakat;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau lembaga/organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
  • mengkoordinasikan pelaksanaan tugas para staf;
  • membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
  • memberi petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  • menyelia kegiatan staf di lingkungan Subbagian Kepegawaian dan Umum untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana kerja masing-masing;
  • mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan tugas staf berdasarkan rencana kerja yang ditetapkan;
  • mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
  • membuat dan memeriksa konsep-konsep surat yang diajukan oleh staf untuk memperoleh konsep surat yang benar;
  • melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
  • memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;
  • melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Sub Bagian Program dan Keuangan

Sub Bagian Program dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi dalam pengumpulan, pengolahan data perencanaan evaluasi dan pelaporan serta melaksanakan pengelolaan adminsitrasi keuangan

Dalam menyelenggarakan tugasnya, Kepala Sub Bagian Program dan Keuangan mempunyai fungsi:

  • penyusunan bahan rencana program, kegiatan dan anggaran Dinas;
  • pelaksanaan teknis administrasi perencanaan program dan pengelolaan keuangan Dinas;
  • pelaksanaan penyusunan laporan perencanaan program, kegiatan dan pengelolaan keuangan Dinas;
  • pelaksanaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan lingkup tugasnya; dan
  • pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan capaian kinerja Sub Bagian Program dan Keuangan.

Uraian tugas Kepala Sub Bagian Program dan Keuangan adalah sebagai berikut:

  • menyusun rencana kerja Sub Bagian Program dan Keuangan berdasarkan sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja dinas;
  • penyiapan bahan dan penyusunan rencana anggaran;
  • melaksanakan teknis penatausahaan keuangan;
  • melaksanakan penyusunan daftar gaji dan tunjangan daerah serta pembayarannya;
  • melaksanakan perbendaharaan keuangan Dinas;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan pembinaan administrasi dan pembukuan keuangan;
  • melakukan verifikasi terhadap pelaksanaan anggaran;
  • melaksanakan akuntansi keuangan;
  • melaksanakan penyusunan laporan keuangan;
  • melaksanakan administrasi penyetoran dan pelaporan pajak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • menyiapkan bahan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran;
  • menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Program dan Keuangan;
  • melaksanakan pelayanan sistem informasi dan manajemen keuangan;
  • menyusun dan melaksanakan kebijakan teknis lingkup perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • menyusun dan melaksanakan rencana kerja lingkup perencanaan, evaluasi dan pelaporan berdasarkan sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja dinas;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan dokumen perencanaan kinerja dinas;
  • mengkaji bahan-bahan petunjuk teknis/pedoman tentang pendataan pengolahan sistem informasi, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • mengumpulkan bahan, data dan informasi pelaksanaan rencana kerja masing-masing bidang pada dinas;
  • mengumpulkan, merekapitulasi, mengkompilasi dan mengkaji usulan program dan kegiatan masing-masing bidang untuk bahan penyusunan prioritas program dan kegiatan bagi pimpinan;
  • melaksanakan fasilitasi pengolah data, pengolah sistem informasi, perencanaan, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan;
  • mengkaji hasil evaluasi dan pelaporan kegiatan dinas sebagai bahan penyusun rencana kerja dinas;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan penyususnan Rencana Strategis (RENSTRA), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (TAPKIN) dan dokumen-dokumen perencanaan kinerja lainnya;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Dan Standar Pelayanan (SP) dinas;
  • menyiapkan dan mengkaji bahan penyusunan laporan yang meliputi laporan triwulan, semesteran, tahunan, Laporan Akuntabilitas Kineija Instansi Pemerintah (LAKIP) kepala daerah, Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) serta dokumen-dokumen pelaksanaan, evaluasi, penilaian dan pelaporan kinerja lainnya yang telah ditentukan;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit keija lain dan/atau lembaga/ organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
  • mengkoordinasikan pelaksanaan tugas staf;
  • membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing- masing;
  • mengarahkan dan mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  • menyelia kegiatan staf di lingkungan subbagian perencanaan dan keuangan untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana keija masing- masing;
  • mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
  • membuat dan memeriksa konsep-konsep surat yang diajukan oleh staf untuk memperoleh konsep surat yang benar;
  • melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
  • memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya; dan
  • melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, sesuai dengan bidang tugasnya.
Share

SEKRETARIAT