Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas, mempunyai tugas pokok merumuskan rencana kerja kesekretariatan yang meliputi pelayanan kepegawaian dan umum, keuangan serta program yang meliputi perencanaan, evaluasi dan pelaporan.

Dalam menyelenggarakan tugasnya, Sekretaris mempunyai fungsi:

  • penyusunan rencana kerja kesekretariatan;
  • pengumpulan, pengolahan usulan program dan kegiatan;
  • penyelenggaraan tugas-tugas kesekretariatan;
  • penyelenggaraan pengendalian pelaksanaan kegiatan pelayanan umum dan kepegawaian, keuangan serta perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • penyelenggaraan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • penyelenggaraan monitoring, evaluasi dan pelaporan capaian kinerja sekretariat.

Uraian tugas Sekretaris adalah sebagai berikut:

  • menyelenggarakan penyiapan perumusan kebijakan teknis lingkup kesekretariatan;
  • menyelenggarakan penyusunan rencana kerja kesekretariatan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  • menyelenggarakan penyusunan rencana strategis (Renstra), Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (Tapkin), Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan (SP) serta dokumen-dokumen perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, penilaian dan pelaporan kinerja lainnya;
  • menyelenggarakan pengumpulan, pengolahan, rekapitulasi dan kompilasi data rencana anggaran dan belanja kegiatan Dinas yang bersumber dari bidang;
  • menyelenggarakan pelayanan kepegawaian dan umum yang meliputi urusan surat-menyurat, barang milik daerah/aset dan rumah tangga, pengorganisasian dan ketatalaksanaan, keuangan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan;
  • menyelenggarakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas dan pelayanan kepegawaian, umum, rumah tangga, keuangan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • menyelenggarakan kebutuhan naskah dinas yang diperlukan dan menilai konsep tata naskah dinas dari staf dan unit kerja lainnya di lingkungan Dinas berdasarkan pedoman dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • menyelenggarakan koordinasi perencanaan, evaluasi serta pelaporan pelaksanaan rencana kerja bidang bina marga, cipta karya, kebersihan, pertamanan dan pemakaman, pertambangan, energi dan sumber daya air, perhubungan, komunikasi dan informatika serta UPTD;
  • menyelenggarakan penyusunan dokumen-dokumen perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan kinerja Dinas;
  • memberikan laporan kepada pimpinan mengenai langkah atau tindakan yang diambil di bidang tugasnya;
  • menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau lembaga/organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
  • menginventarisasi, mengidentifikasi dan menyiapkan bahan pemecahan masalah di bidang tugasnya;
  • mendistribusikan tugas kepada staf di lingkup Sekretariat sesuai bidang tugasnya;
  • memberi petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas staf;
  • mengkoordinasikan tugas staf di lingkup Sekretariat melalui rapat atau langsung agar sesuai dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas;
  • memberi petunjuk kerja dan mengendalikan staf di lingkup Sekretariat agar dapat melaksanakan tugas dengan baik;
  • mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkup Sekretariat untuk mengetahui kesesuaian dengan rencana;
  • mengatur pelaksanaan kegiatan staf berdasarkan prioritas penyelesaian tugas kesekretariatan agar selesai tepat pada waktunya;
  • mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
  • menyusun dan memeriksa konsep surat dinas berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku;
  • mengatur pemberian layanan administratif kepada semua unit kerja di lingkungan Dinas agar terwujud tertib administrasi;
  • menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dinas dan kearsipan;
  • menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan pegawai dalam jabatan struktural di bawahnya serta dalam jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum;
  • menyelenggarakan pelayanan perpustakaan sebagai media referensi, peraturan perundang-undangan dan dokumen lainnya sesuai kepentingan dinas, serta menyelenggarakan pelayanan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi serta dokumentasi Dinas;
  • melaporkan pelaksanaan tugas kesekretariatan secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
  • mengkoordinasikan laporan kegiatan masing-masing bidang untuk disampaikan kepada pimpinan;
    menyelenggarakan pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan penyusunan laporan program kegiatan Dinas sesuai dengan ketentuan;
  • memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;
  • melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya.

1. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum

Sub Bagian Kepegawaian dan Umum dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan, kepustakaan, kehumasan dan protokol, barang milik daerah/aset dan rumah tangga, penyiapan kebutuhan pegawai, pembinaan dan pengembangan pegawai serta administrasi kepegawaian lainnya.

Dalam menyelenggarakan tugasnya, Kepala Subbagian Kepegawaian dan Umum mempunyai fungsi:

  • penyusunan bahan pelaksanaan pelayanan Kepegawaian, Umum, kelembagaan serta ketatalaksanaan;
  • pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan, kehumasan, keprotokolan, barang milik daerah/aset, rumah tangga kedinasan dan administrasi kepegawaian;
  • pelaksanaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan capaian kinerja Subbagian Kepegawaian Umum.

Uraian tugas Kepala Subbagian Kepegawaian dan Umum adalah sebagai berikut:

  • menyusun dan melaksanakan kebijakan teknis kesekretariatan dalam lingkup Subbagian Kepegawaian dan Umum;
  • menyusun dan melaksanakan rencana kerja lingkup Subbagian Kepegawaian dan Umum berdasarkan sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja Dinas;
  • melaksanakan tata naskah dinas, surat-menyurat, kehumasan dan keprotokolan, kearsipan, perpustakaan, dan penyediaan peralatan kerja;
  • melaksanakan pengelolaan administrasi barang milik daerah/aset Dinas;
  • menyiapkan rencana kebutuhan sarana dan prasarana penunjang tugas Dinas;
  • melaksanakan pengurusan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, perawatan, inventarisasi serta pelaporan dan usulan penghapusan barang milik daerah/aset daerah yang digunakan oleh Dinas;
  • melaksanakan pengurusan rumah tangga, kebersihan, ketertiban dan keamanan ruang kerja serta lingkungan Dinas;
  • melaksanakan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pemeliharaan data dan informasi Dinas;
  • menyusun rencana kebutuhan/formasi pegawai untuk kepentingan Dinas;
  • melaksanakan penyiapan administrasi dan teknis pengusulan pegawai yang akan pensiun, peninjauan masa kerja serta pemberian penghargaan;
  • menyiapkan bahan kenaikan pangkat, Daftar Urut Kepangkatan (DUK), sumpah/janji
  • pegawai, kenaikan gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai;
  • menyiapkan bahan rotasi dan mutasi serta pemberhentian pegawai dalam lingkup Dinas;
  • memberikan pelayanan/fasilitasi kepada pegawai yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan kepemimpinan, teknis dan fungsional;
  • memberikan pelayanan/fasilitasi kepada pegawai yang akan mengikuti ujian dinas dan izin/tugas belajar;
  • menyiapkan bahan pembinaan kepegawaian dan disiplin pegawai;
  • menyiapkan bahan analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, standar kompetensi pegawai, tenaga teknis dan fungsional;
  • melaksanakan pelayanan sistem informasi dan manajemen kepegawaian;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan pelayanan perpustakaan sebagai media referensi, peraturan perundang-undangan dan dokumen lainnya sesuai kepentingan Dinas serta melaksanaan pelayanan hubungan masyarakat;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau lembaga/organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
  • mengkoordinasikan pelaksanaan tugas para staf;
  • membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
  • memberi petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  • menyelia kegiatan staf di lingkungan Subbagian Kepegawaian dan Umum untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana kerja masing-masing;
  • mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan tugas staf berdasarkan rencana kerja yang ditetapkan;
  • mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
  • membuat dan memeriksa konsep-konsep surat yang diajukan oleh staf untuk memperoleh konsep surat yang benar;
  • melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
  • memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;
  • melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, sesuai dengan bidang tugasnya.

2. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan adminsitrasi keuangan.

Dalam menyelenggarakan tugasnya, Kepala Subbagian Keuangan mempunyai fungsi:

  • penyusunan bahan rencana anggaran Dinas;
  • pelaksanaan teknis administrasi pengelolaan keuangan Dinas;
  • pelaksanaan penyusunan laporan pengelolaan keuangan Dinas;
  • pelaksanaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan capaian kinerja Subbagian Keuangan.

Uraian tugas Kepala Subbagian Keuangan adalah sebagai berikut:

  • menyusun rencana kerja Subbagian Keuangan berdasarkan sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja Dinas;
  • penyiapan bahan dan penyusunan rencana anggaran;
  • melaksanakan teknis penatausahaan keuangan;
  • melaksanakan penyusunan daftar gaji dan tunjangan daerah serta pembayarannya;
  • melaksanakan perbendaharaan keuangan Dinas;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan pembinaan administrasi dan pembukuan keuangan;
  • melakukan verifikasi terhadap pelaksanaan anggaran;
  • melaksanakan akuntansi keuangan;
  • melaksanakan penyusunan laporan keuangan;
  • melaksanakan administrasi penyetoran dan pelaporan pajak sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  • menyiapkan bahan pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran;
  • menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan kegiatan Subbagian Keuangan;
  • melaksanakan pelayanan sistem informasi dan manajemen keuangan;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau lembaga/organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
  • mengkoordinasikan pelaksanaan tugas staf;
  • membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
  • mengarahkan dan mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  • menyelia kegiatan staf di lingkungan Subbagian Keuangan untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana kerja masing-masing;
  • mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
  • membuat dan memeriksa konsep-konsep surat yang diajukan oleh staf untuk memperoleh konsep surat yang benar;
  • melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
  • memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;
  • melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Sub Bagian Program

Sub Bagian Program dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi dalam pengumpulan dan pengolahan program meliputi data perencanaan evaluasi dan pelaporan.

Dalam menyelenggarakan tugasnya, Kepala Subbagian program mempunyai fungsi:

  • penyusunan bahan perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • pelaksanaan pelayanan administrasi perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • pelaksanaan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan lingkup tugasnya;
  • pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan capaian kinerja Subbagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan.

Uraian tugas Kepala Subbagian program adalah sebagai berikut:

  • menyusun dan melaksanakan kebijakan teknis lingkup Subbagian program;
  • menyusun dan melaksanakan rencana kerja lingkup Subbagian program berdasarkan sasaran, kebijakan teknis, strategi dan program kerja Dinas;
  • mengkaji bahan-bahan petunjuk teknis/pedoman tentang pendataan pengolahan sistem informasi, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
  • mengumpulkan bahan, data dan informasi pelaksanaan rencana kerja masing-masing bidang pada Dinas;
  • mengumpulkan, merekapitulasi, mengkompilasi dan mengkaji usulan program dan kegiatan masing-masing bidang untuk bahan penyusunan prioritas program dan kegiatan bagi pimpinan;
  • melaksanakan fasilitasi pengolahan data, pengolahan sistem informasi, perencanaan, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan;
  • mengkaji hasil evaluasi dan pelaporan kegiatan Dinas sebagai bahan penyusunan rencana kerja Dinas;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (Tapkin) dan dokumen-dokumen perencanaan kinerja lainnya;
  • menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Standar Pelayanan (SP) Dinas;
  • menyiapkan dan mengkaji bahan penyusunan laporan yang meliputi laporan triwulan, semesteran, tahunan, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Bupati, Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) serta dokumen-dokumen pelaksanaan, evaluasi, penilaian dan pelaporan kinerja lainnya yang telah ditentukan;
  • melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau lembaga/organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
  • mengkoordinasikan pelaksanaan tugas staf;
  • membagi tugas kepada staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
  • mengarahkan dan mengendalikan staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
  • menyelia kegiatan staf di lingkungan Subbagian program untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana kerja masing-masing;
  • mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
  • membuat dan memeriksa konsep-konsep surat yang diajukan oleh staf untuk memperoleh konsep surat yang benar;
  • melaporkan pelaksanaan tugas secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
  • memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya;
  • melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan, sesuai dengan bidang tugasnya.
Share

Sekretariat